団体旅行の幹事様がすべきこと
まず最初に
・旅行の日程を決める
・大体の予算を決める
・現段階での参加人数を決める
上記３つを先に決めてから、次に行先を決めます。
行先を決める
参加人数が多い団体旅行の場合、参加者全員にアンケートをする方法は、当社はあまりお勧めしていません。
他に行きたい旅行先があったのに・・・
意見が反映されなかった・・・
などと後で不満が出てしまうことが多くなります。
行先が決まらない場合は、上記３点を決定したうえで、当社にご相談ください。当社より行先、プランをご提案させていただきます。
プランの要望を伝える
日程・予算・参加人数・希望旅行先まで全て決定したら、下記のようなご要望をお伝えください。
・洋室のホテルがいい
・宴会の後にカラオケBOXを利用したい
・宴会は椅子席で
・昼食はおいしいお肉が食べたい
幹事様と相談しながら、理想の団体旅行プランを作成してご提案いたします。プランまで決まったらあとは、当社に予約をお任せください。
旅行１０日前に最終的な参加人数を決定する
旅行日の１０日くらい前に参加者の人数を決定して当社までご連絡ください。これで手配完了です。
出発までに
・団体旅行任意保険加入の有無（旅行保険は当社でお掛けします）
・参加者全員に、集合・出発時間、帰着時間、旅行先、ホテルの住所と電話番号の連絡
・宴会の席割（上座の数、席は自由席なのか、くじ引きなどで指定するなど）
・バス旅行の場合は車内での過ごし方の計画（ビンゴゲームなどする場合は景品の準備）
・宴会の企画（宴会時カラオケの有無、ゲーム実施などの有無）
・宿泊旅行の場合は、各部屋への入室の割り振り（当日くじ引きの場合は事前に準備）
・出発時・宴会時・帰着時の挨拶を誰がするか決定しておく
当日
・集合・解散の人数確認
・現地宿泊先・観光地でのお支払い
★添乗員同行すれば旅行当日のご連絡、お支払い関係等すべて当社が行います。
団体・グループ旅行はトラベルドリームにお任せください。
きめ細かいサービスで、幹事様の負担をできるだけ軽減いたします。
